Najlepszy system do elektronicznego obiegu dokumentów – wyjaśnia dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT
Podziel się
Wiele firm szuka „najlepszego systemu DMS”. Czy taka kategoria w ogóle istnieje?
dr Przemysław Sołdacki:
W praktyce „najlepszy system” nie jest kategorią absolutną. To pojęcie zawsze powinno być rozpatrywane w kontekście konkretnej organizacji – jej skali, branży, poziomu dojrzałości procesowej czy nawet kultury pracy.
Dla jednej firmy kluczowa będzie możliwość bardzo szybkiego wdrożenia i elastycznego modelowania procesów bez angażowania zespołów IT. Dla innej – głęboka automatyzacja, rozbudowane integracje i możliwość obsługi złożonych scenariuszy decyzyjnych.
W 2026 roku widać wyraźną zmianę podejścia: najlepszy system to taki, który dopasowuje się do organizacji, a nie zmusza organizacji do dopasowania się do systemu. To oznacza odejście od sztywnych, „zamkniętych” rozwiązań na rzecz platform procesowych, które można rozwijać wraz z firmą. W tym kontekście coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania umożliwiające modelowanie procesów w sposób wizualny, bez konieczności programowania – co znacząco skraca czas adaptacji i zmian.
Na jakie kryteria firmy powinny zwrócić uwagę, wybierając system DMS?
dr Przemysław Sołdacki:
Z perspektywy 2026 roku można wskazać kilka kluczowych kryteriów, które realnie wpływają na sukces wdrożenia:
- Możliwość modelowania procesów bez kodowania (low-code / no-code)
Organizacje potrzebują dziś szybko reagować na zmiany. System, który wymaga każdorazowo wsparcia programistów, staje się wąskim gardłem. - Integracje z istniejącym środowiskiem IT
DMS nie działa w próżni – musi współpracować z ERP, CRM, systemami finansowymi czy narzędziami HR. Brak integracji oznacza powielanie danych i spadek efektywności. - Bezpieczeństwo i zgodność regulacyjna
W dobie rosnących wymagań prawnych oraz zagrożeń cybernetycznych, bezpieczeństwo danych i kontrola dostępu są absolutną podstawą. - Skalowalność i elastyczność architektury
System powinien rosnąć razem z organizacją – zarówno pod względem liczby użytkowników, jak i złożoności procesów. - Wykorzystanie sztucznej inteligencji
To już nie jest „nice to have”. AI staje się kluczowym elementem systemów DMS – od klasyfikacji dokumentów po automatyzację decyzji.
Warto podkreślić, że firmy coraz częściej odchodzą od myślenia w kategoriach „lista funkcji”, a zaczynają analizować zdolność systemu do adaptacji w czasie. To właśnie ta cecha decyduje o długoterminowej wartości rozwiązania.
Czy są konkretne typy organizacji, które najbardziej zyskują na wdrożeniu obiegu dokumentów?
dr Przemysław Sołdacki:
Największe korzyści obserwujemy tam, gdzie występuje duża liczba powtarzalnych procesów i dokumentów.
Typowe obszary to finanse i księgowość (np. obieg faktur), HR (wnioski, umowy, onboarding), obsługa klienta, administracja i back-office.
W tych miejscach często pojawiają się ręczne przepisywanie danych, opóźnienia decyzyjne i brak transparentności procesu.
System DMS eliminuje te problemy poprzez automatyzację przepływu dokumentów, standaryzację procesów oraz pełną widoczność statusu spraw.
Co istotne, zmienia się też profil firm wdrażających takie rozwiązania. Jeszcze kilka lat temu były to głównie duże organizacje. Dziś coraz częściej małe i średnie firmy inwestują w DMS, traktując go jako narzędzie budowania przewagi operacyjnej, a nie tylko optymalizacji kosztów.
Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy wyborze i wdrażaniu systemu obiegu dokumentów?
dr Przemysław Sołdacki:
Najczęstszy błąd to skupienie się na funkcjach zamiast na procesach.
Firmy analizują ile system ma modułów, jakie oferuje opcje i jak wygląda interfejs, zamiast odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie: jak naprawdę działają nasze procesy i gdzie są ich wąskie gardła?
Drugi istotny problem to wybór zbyt sztywnego rozwiązania. System, który na początku wydaje się „dopasowany”, po kilku miesiącach okazuje się trudny do modyfikacji. A organizacje przecież nie są statyczne – zmieniają się struktury, procedury, regulacje.
Trzeci błąd to niedoszacowanie znaczenia adopcji użytkowników. Nawet najlepsza technologia nie przyniesie efektów, jeśli pracownicy nie będą z niej korzystać w codziennej pracy.
Dlatego kluczowe jest podejście procesowe oraz wybór technologii, która wspiera zmiany, upraszcza pracę użytkowników i pozwala szybko reagować na nowe potrzeby.
Jaką rolę odgrywa dziś sztuczna inteligencja w systemach do zarządzania dokumentami i procesami?
dr Przemysław Sołdacki:
Jeszcze niedawno sztuczna inteligencja była dodatkiem – dziś staje się integralną częścią systemów zarządzania dokumentami i procesami.
Jej zastosowania są bardzo konkretne. AI zajmuje się automatyczną klasyfikacją dokumentów, ekstrakcją danych (np. z faktur, umów), wspieraniem decyzji procesowych czy wykrywaniem anomalii i błędów.
Dzięki temu organizacje mogą znacząco ograniczyć pracę manualną, skrócić czas obsługi procesów i zwiększyć jakość danych.
Wchodzimy w etap, w którym przewagę budują systemy projektowane w modelu „AI-first” – czyli takie, w których sztuczna inteligencja nie jest dodatkiem, ale fundamentem działania.W praktyce oznacza to również zmianę roli użytkownika – z osoby przetwarzającej dokumenty na osobę nadzorującą i podejmującą decyzje w oparciu o dane przygotowane przez system.
Czy inwestycja w elektroniczny obieg dokumentów rzeczywiście się opłaca – jak mierzyć ROI?
dr Przemysław Sołdacki:
Zwrot z inwestycji w system DMS jest zazwyczaj szybszy, niż firmy zakładają – pod warunkiem, że wdrożenie jest dobrze zaplanowane. ROI można analizować w kilku wymiarach:
- Oszczędność czasu pracowników
Automatyzacja eliminuje ręczne czynności, takie jak przepisywanie danych czy przekazywanie dokumentów między działami. - Redukcja błędów
Standaryzacja procesów i automatyczna walidacja danych ograniczają liczbę pomyłek. - Przyspieszenie procesów decyzyjnych
Lepszy dostęp do informacji i automatyczne ścieżki akceptacji skracają czas realizacji spraw. - Skalowalność organizacji
Firma może obsłużyć większy wolumen procesów bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.
Coraz częściej pojawia się też piąty wymiar:
gotowość organizacji na zmiany – zarówno technologiczne, jak i regulacyjne. Dobrze wdrożony system nie tylko optymalizuje bieżącą działalność, ale też buduje fundament pod dalszą automatyzację i wykorzystanie AI.
Czy można mówić o jednym kierunku rozwoju systemów DMS w najbliższych latach?
dr Przemysław Sołdacki:
Widać kilka wyraźnych trendów:
- przejście od systemów dokumentowych do platform procesowych,
- rosnąca rola AI w podejmowaniu decyzji,
- większa demokratyzacja tworzenia procesów (no-code),
- integracja z ekosystemem narzędzi biznesowych.
Systemy takie jak AMODIT wpisują się w ten kierunek, stawiając na elastyczność i szybkie dostosowanie do realnych procesów organizacji.
W praktyce oznacza to jedno: firmy nie będą już kupować „systemów do dokumentów”, ale narzędzia do zarządzania całą logiką działania organizacji.
Podsumowanie
Elektroniczny obieg dokumentów przestał być narzędziem wspierającym administrację – stał się jednym z fundamentów nowoczesnego zarządzania organizacją.
W 2026 roku „najlepszy system DMS” to nie ten z najdłuższą listą funkcji, ale ten, który dopasowuje się do organizacji, umożliwia szybkie zmiany, wykorzystuje sztuczną inteligencję i wspiera rozwój, a nie go ogranicza.
Jak pokazuje rozmowa, kluczowe jest odejście od myślenia technologicznego na rzecz podejścia procesowego – bo to właśnie procesy, a nie narzędzia, decydują o efektywności biznesu.
