Sierpień w firmie jak porządki w szafie. Dlaczego przedsiębiorcy powinni czasem zwolnić, żeby szybciej rosnąć?

Są rzeczy, które zauważamy dopiero wtedy, gdy na chwilę przestajemy się spieszyć. Tak jest z domem – dopiero przed wyjazdem na urlop widzimy, że od miesięcy odkładamy porządki w jednej szufladzie. Tak jest też z samochodem – dopóki jedzie, nikt nie zastanawia się, czy coś zaczyna się psuć. I bardzo podobnie jest z firmą.

Przez większą część roku przedsiębiorcy działają w trybie „pilne”. Klient chce odpowiedzi, pracownik potrzebuje decyzji, pojawia się problem do rozwiązania. Firma jedzie do przodu, ale właściciel często nie ma czasu sprawdzić, czy jedzie w dobrą stronę. Dlatego sierpień może być jednym z najlepszych miesięcy na strategiczne decyzje.

– „Właściciele firm bardzo często są jak kierowca, który cały czas patrzy tylko na drogę kilka metrów przed maską. To pozwala dojechać do celu, ale trudno wtedy zauważyć,
czy przypadkiem nie jedziemy objazdem. Wakacje dają możliwość zatrzymania się i spojrzenia na mapę” – mówi Iwona Borawska, founderka i CEO The Process®, ekspertka ds. skalowania biznesu.

Firma działa. Ale czy działa tak, jak powinna?

Największy paradoks przedsiębiorców jest taki, że często najbardziej angażują się wtedy, kiedy firma już działa. Gaszą pożary, podejmują decyzje, odpowiadają na pytania. Są wszędzie. Tylko że biznes, który wymaga obecności właściciela przy każdej sprawie, przypomina trochę rodzinny wyjazd samochodem, podczas którego jedna osoba musi cały czas trzymać mapę, wybierać trasę, pilnować paliwa i jeszcze sprawdzać, czy wszyscy mają wodę. Da się tak podróżować. Tylko trudno wtedy naprawdę odpocząć.

– „W pewnym momencie rozwoju firmy największym wyzwaniem nie jest już sprzedaż, tylko stworzenie organizacji, która potrafi działać bez ciągłego udziału właściciela. Przedsiębiorca powinien być kapitanem statku, a nie osobą, która cały czas biegnie po pokładzie i ręcznie ustawia każde żagiel” – mówi Iwona Borawska.

Według analiz firm doradczych McKinsey i Deloitte wiele organizacji traci znaczną część czasu na powtarzalne działania, nieefektywną komunikację i szukanie informacji. W praktyce oznacza to, że problemem często nie jest brak zaangażowania ludzi, ale sposób, w jaki firma jest zorganizowana.

Urlop przedsiębiorcy to najlepszy test organizacji

Dla wielu właścicieli firm największym wyzwaniem przed urlopem nie jest wybór hotelu czy spakowanie walizki. Jest nim pytanie: „czy firma poradzi sobie beze mnie przez kilka dni?” To pytanie potrafi powiedzieć więcej niż niejeden audyt. Bo jeśli podczas urlopu telefon nadal dzwoni kilkanaście razy dziennie, pracownicy pytają o każdą decyzję, a właściciel musi zatwierdzić nawet drobne sprawy, to znak, że organizacja jest zbyt mocno oparta na jednej osobie.

– „Urlop bardzo szybko pokazuje, czy firma ma procesy, czy tylko pamięć właściciela. Jeśli wszystko działa dlatego, że jedna osoba wie, gdzie jest dokument, jakie hasło wpisać i do kogo zadzwonić, to nie mamy jeszcze organizacji. Mamy bardzo sprawnego człowieka, który trzyma wszystko na swoich barkach” – zauważa ekspertka The Process®. Jej zdaniem sierpień jest idealnym momentem, by zadać sobie kilka prostych pytań, jak np. co wydarzyłoby się w firmie, gdybym przez miesiąc nie podjął żadnej decyzji; które sprawy naprawdę wymagają mojej obecności; co zespół może przejąć i co można uprościć?

Najlepsze pomysły przychodzą nie między jednym spotkaniem a drugim

Właściciele firm często mówią: „nie mam czasu myśleć strategicznie”. Problem polega na tym, że bez strategicznego myślenia firma zaczyna działać trochę jak człowiek, który codziennie tylko sprząta mieszkanie, ale nigdy nie zastanawia się, dlaczego ciągle robi się bałagan. Można sprzątać bez końca. Można też w końcu zmienić sposób organizacji. – „Strategia nie powstaje wtedy, gdy mamy otwartych piętnaście zakładek, trzy telefony i pięć pilnych tematów. Potrzebujemy przestrzeni, żeby zobaczyć całość. To trochę jak układanie puzzli – z bliska widzimy pojedyncze elementy, ale dopiero kiedy odsuniemy się kawałek, widzimy obraz” – mówi Iwona Borawska.

Nie zaczynaj od technologii. Najpierw uporządkuj chaos

Wiele firm szuka dziś rozwiązań w automatyzacji i sztucznej inteligencji. To naturalne – nowe technologie dają ogromne możliwości. Ale, jak podkreśla ekspertka, technologia nie zastąpi dobrze poukładanej organizacji. – „Jeżeli mamy bałagan w szafie i kupimy piękne pudełka do przechowywania, to przez chwilę będzie wyglądało lepiej, ale problem nadal zostanie. Z firmą jest podobnie. Najpierw trzeba wiedzieć, co naprawdę chcemy uporządkować” – mówi Iwona Borawska. Dopiero kiedy przedsiębiorca rozumie swoje procesy, może zdecydować, co warto automatyzować, przekazać zespołowi albo uprościć.

Firma ma działać również podczas urlopu

Rozwój biznesu nie polega wyłącznie na tym, żeby mieć więcej klientów, większy zespół i wyższe przychody. Dojrzała firma to taka, która nie wymaga od właściciela ciągłego działania na najwyższych obrotach. Bo przedsiębiorca, który nie może wyjechać na kilka dni bez telefonu, nie ma jeszcze pełnej wolności. – „Celem skalowania nie jest stworzenie firmy, która wymaga od właściciela jeszcze więcej pracy. Chodzi o stworzenie firmy, która działa lepiej. Takiej, w której właściciel może spojrzeć z góry, podejmować ważne decyzje i mieć przestrzeń na rozwój” – podsumowuje Iwona Borawska.

Może więc sierpień nie jest miesiącem, w którym biznes stoi w miejscu. Może to właśnie wtedy po raz pierwszy od dawna właściciel ma szansę naprawdę zobaczyć swoją firmę. Nie od środka.
Nie między jednym zadaniem a drugim. Tylko z odpowiedniej perspektywy.